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6月19日15時，位於北京國貿飯店的世界知識産權組織保護音像表演外交會議新聞中心記者服務中心開始熱鬧起來，來自境內外近50家媒體的百餘名中外記者陸續來到這裡進行記者註冊。截至記者發稿時，已有約95%的記者領到了證件。
按照外交會議要求，中外記者採訪必須先進行個人資料網絡註冊登記，再由新聞中心根據填報信息發放專用採訪證明（專用記者證），持證記者方可全程採訪各主要會議和相關活動。據記者觀察，整個註冊辦理過程只需不到5分鐘，體現了服務中心工作的高效。此外，工作人員還不斷提醒記者外交會議開幕式的時間、地點及注意事項。
記者當日從新聞中心獲悉，外交會議各項準備工作目前已全部就位。由於外交會議是聯合國及其所屬機構簽訂國際條約（公約）的專門形式，不僅規格高，對各種設施要求也很嚴格。作為承辦方之一，北京市政府首次按照聯合國的標準搭建了包括1個主會場、1個分會場和7個會議室的會議場所，併為所有會議代表提供6種語言服務。為保障網絡系統暢通，承辦方還為會議秘書處提供了100兆帶寬的辦公環境，搭建起網絡直播系統，設有6路視頻攝像系統，並確保會議能夠進行全球網絡直播。
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