一國公民前往他國旅行、留學和進行商務訪問等，除非兩國之間有免簽約定，否則都需辦理簽證手續。同樣，一國的貿易單據等涉外文件在境外使用同樣需要“簽證”，除以雙邊協議、多邊協議的方式相互免除認證或一國單方放棄認證要求外，根據國際慣例，涉外文件在境外使用需辦理領事認證，俗稱“加簽”。

　　領事認證是指一國外交、領事機構及其授權機構在公證文書或其他證明文書上，確認公證機構、相應機關或認證機構的最後一個簽字或印章屬實的活動。因其特殊作用，領事認證被形象地稱之為涉外文書的“簽證”。比如，中國企業有一批貨物出口埃及，原産地證書、商業發票等貿易單據經貿促會簽發、認證後，提交中國外交部領事司或其授權外事辦公室認證，方可送埃及駐華使領館進行加簽，若直接將貿促會簽發的原産地證書提供給埃及進口商，埃及海關、外匯結算機構會拒絕接受，進而産生貨物滯留港口，無法清關、結匯等問題。

　　我國雖已加入1965年《海牙域外送達公約》和1970年《海牙域外取證公約》，簽訂了一些含有認證條款的雙邊司法互助協議，但是我國涉外文書在德國、印度、阿根廷等100多個國家使用時，領事認證仍是必經程序。近年來，一些拉美國家甚至將領事認證制度引入了反傾銷調查。

　　通過領事認證可以避免因進口國相關機構質疑文書上簽字或印章真實性而影響文書的正常使用，在促進跨境經濟活動方面發揮著積極作用，被各國廣泛接受和使用。但另一方面，因使館認證要求經常變化，有的使館認證時間偏長，認證費用較高等問題，給出口企業增加了人力、時間和費用成本，甚至有時因企業不及時掌握使館新的認證要求或經辦人員疏忽未及時辦理，産生每天數萬美元的貨物滯港費用。因此，正確、及時為涉外文件辦理“簽證”十分重要，只有貿促會與企業通力合作才能將文件“簽證”辦得又好又快。

　　作為企業應引起重視，專人負責，認證無小事；第二要有時間概念，一般使館認證的時間由兩週到兩個月不等，企業需提前諮詢、早做準備；第三要配合貿促會處理緊急情況，例如，催辦時，企業需提交催辦函以及支撐材料，撤單、換單時，需提交書面申請，講明原因。

　　作為商業類文件領事認證代理機構，貿促會應充分發揮代言工商、服務企業的作用。其一，蒐集、整理各國領事認證新要求，及時告知企業，正確指導企業；其二，提供優質的代辦領事服務，幫助企業多、快、好、省地做好領事認證工作，協調處理各種突然情況，盡力避免、降低企業損失；其三，針對各國不合理的領事認證要求，了解、匯總企業意見，加強與使館的協調，積極開展遊説工作。