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為維護上市公司全體股東的合法權益,保障各類股東的知情權、參與權、分紅權,並使股東大會順利召開,在執行《公司法》和《上市公司股東大會規則》等相關法律法規的同時,倡議做好如下事項:
一、做好日常諮詢和投資者的接待工作
上市公司要加強與股東尤其是中小股東的日常溝通,努力做好諮詢接待工作。上市公司應確保投資者熱線、郵箱和傳真的暢通,隨時聽取中小股東的提問、意見和建議,並及時予以答疑回復。
在加強內幕信息管理的前提下,上市公司可通過走訪、調研、路演、投資者接待等活動,向法人股東和機構投資者傳遞公司經營管理的最新情況,並認真聽取他們的意見。
二.充分考慮股東利益,努力回報股東
上市公司要充分考慮股東利益,努力回報股東,要樹立牢固的分紅意識,採取措施完善分紅政策及其決策機制,認真制定年度分配預案(現金分紅),提交股東大會審議。
三、做好會前登記、提問收集,精心安排議程
上市公司按照《上市公司股東大會規則》召開股東大會,應儘量通知股東做好出席現場會議的會前登記和提問問題的收集工作,並根據出席人數合理安排適當的會場。對未在會前登記前來參會的個別股東,可在會場外專設場所安排專人進行股東或代理人資格的驗證,既確保股東的參會權,又不至干擾會議的正常進行。
根據收集的問題精心負責地安排好會議議題的解答。對現場無法解答的問題,明確告知投資者,會後落實專人負責跟進的措施。
公司根據參加會議的登記人數準備好會議資料,以備股東現場領取。公司還應準備資料放在公司的投資者接待點,以便未到會的股東會後前往閱覽。會議可根據天氣情況提供桶裝飲用水等。
四、採用現代手段,擴大股東參會比例
在保證股東大會合法、有效的前提下,提倡上市公司儘量運用現代信息技術手段,增加網絡投票平臺,既為股東尤其是中小股東參與公司重大決策提供便利,又為公司節約會議成本。上市公司也可聘請專業提供計票和監票服務的公司,縮短計票、監票的耗時,提高會議效率。
五、杜絕發送禮品,嚴肅會議秩序
上市公司應當繼續嚴格執行二○○二年中國證監會上海證監局《關於維護上海上市公司股東大會會議秩序的通知》的規定,不得向參加股東大會的股東發放禮品,而導致其他廣大股東利益受到損害。
六、週到細緻地做好應急預案準備
上市公司要認真細緻地做好股東大會的準備工作和應急預案,可以提前向當地公安機關備案,請求警力和維安人員協助維持會議秩序,確保股東大會在更加公平嚴肅的氣氛中進行。
對妨礙股東大會召開或擾亂股東大會秩序、違反《中華人民共和國治安管理處罰法》的,由公安機關依法處理。