當信息化潮流到來的時候，許多傳統的企事業單位都試圖借助信息系統，提高管理流程的效率。但當完成了系統信息化之後，他們卻發現自己難以應付維護和管理信息系統所需要的後續投入，結果昂貴的信息系統成了耗費大量人力物力的無底洞。
廣州天河區，1999年隨著這裡電子政務工程的實施，越來越多的IT設施走進了當地政府的辦公室，到2002年8月，這個區黨政部門擁有的信息化專用設備快速增長到1000多臺。同時，天河區政府信息系統相關維護費用也升高到每年100多萬，更為嚴重的是，繁重的日常維護工作已經信息化工程的一個重大阻礙。
天河區區長：“我們信息中心是一個非常小、非常高效的一個中心，他們只有五個人，如果要這五個同事全部來負責維護我們這個一千多結點的PC的維護的話，他們平時就基本上什麼事都不用幹了。”
今年9月，天河區政府決定採用外包服務。通過把硬體服務、軟體技術支持、項目管理體系等服務承包給專業化的外部服務商，使得他們的設備維護費用下降了大約60%。
天河區區長：“一個是降低政府的運營成本，第二個是使我們政府更加專心致志地從事我們應該為市民提供服務的各項業務中去。那麼我們過去是政府無所不包，所有的事情從清潔衛生一直到設備維護全部由政府自己請人或者政府的公務人員來負責，現在看起來，隨著我們政府用人，公務員成本越來越高，這樣的方法恐怕不是長久之策。”
一套IT系統的運營管理，除了部門內部網絡的支持，還包括網站服務器、網絡接入、系統及網絡安全等內容，一般的使用者難以應付。因此，通過服務外包方式，發揮專業化公司的特長，降低IT設備的使用和維護成本，成為IT應用發展的必然要求。
儘管這種外包服務方式在中國市場還處於起步階段，但國內IT資源外包服務的需求也在日益增長，國內從事IT外包服務的企業在過去一年內迅速增加，聯想、實達、用友等來自不同領域的企業紛紛涉足其間，它們開始尋找這其中包含的機遇和挑戰。
聯想副總裁王曉春：“尤其是大的企業、政府、航運，對這方面根據它們的業務特點對IT設備和一些應用系統要求的需求就應該是更嚴格，個性化的需求也更多一些，所以我們傳統意義上的對産品的基礎的保修這種服務的承諾就顯然不能覆蓋這種個性化的需求，所以就給外包服務提供更多的個性化需求的服務産品打開了這方面的市場。”
外包服務為時下IT企業所紛紛倡導的轉型提供了顯而易見的機會，不過它畢竟是一種無形的産品。進入外包服務市場的企業首要面臨的就是重組內部管理組織架構。
聯想副總裁王曉春：“我們過去在公司裏只有産品的架構，從産品的研發一直到製造，再到服務，再到銷售都是圍繞著産品去設計的，那麼現在除了産品業， 我們又重新設立了很多設計服務業務運作的組織架構。還有一塊就是維修、維護、培訓、安裝這一塊的服務，這個也是通過我們這個部分來完成的，所以除了産品業務有原來的組織架構之外，現在又發展了一批圍繞著服務業務運作的組織架構。”
正因為多數服務商都處於轉型的過程中，它們的專業化程度、服務人員的技術能力、對行業用戶特點的了解程度、系統整合能力都在很大程度上影響著它們的市場地位。因此，那些參與過信息系統建設，熟悉用戶核心業務與環境，具備行業經驗的大型IT廠商將成為未來市場的主要競爭者。
目前，美國已經有60%的利用外包服務管理自己的IT系統。市場調研機構IDC公司則預計，到2005年全球範圍內用於信息技術服務的外包費用，將超過1000億美元。
根據測算，在全球IT系統用戶投入比例中，硬體只佔25%、軟體佔17%、服務大概佔20%，而花費在IT專業人員、系統升級及維護上的費用達到了近40%。
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