 1994年，故宮博物院調用精兵強將，清點原藏于清史館的28萬件陶瓷文物。僅抄寫、核對前後用了六年的時間，這意味著，如果將故宮博物院的近百萬件文物全部清點一遍，需要花費二十多年的時間。
數量多是故宮博物院文物的特點，另外文物的種類也多。繪畫、書法、銘刻、璽印、陶瓷、雕塑、織繡、傢俱、鐘錶、琺瑯、漆器、玉器、金銀器、青銅器、葫蘆器、玻璃器皿、竹、木、牙、角、文房四寶等共有幾十個門類。
為了管理好這些文物，自1925年建院以來，文物管理部門的工作人員給每一件文物都建立了卡片，同時還建立了適應不同編目要求的文物帳本，就象我們的戶口本，然後管理人員把文物對號入座放在相應的庫房中。
但是博物院的文物不能總是在庫房裏睡覺，因為博物館的功能除了蒐集、保存文物外，更重要的功能是傳播歷史和科學文化知識，達到教育、研究和欣賞的目的，所以博物院的文物要頻繁出展，有的還要走出國門對外交流。另外有些文物還要修復或調出研究、拍照。
從這張統計表就可看出文物的流動量一個季度竟達上萬次，傳統的文物管理方法根本無法實時掌握文物流動的信息，只能事後統計。
要想查找一件文物，必須翻總帳、翻分類帳，找出文物卡片，再查相應的庫房帳本、卡片，才能確定文物收藏的準確方位或去向，極為繁瑣。文物管理部門的梁金生副主任回憶説：“九六年，有一次查我們院藏朝珠有多少，種類是多少，都是什麼質地的，當時為了要這個數字，有好幾個人忙活了有兩個多禮拜，翻帳頁、劃正字，最後才統計出來每個類、每個項有多少，總共有多少”。
“數字故宮”計劃實施以後，故宮博物院與中國科學院中科軟體集團合作，共同開發了一套適應博物院自身管理特點的文物管理數據庫。現在要再統計朝珠的數據，只要管理人員輸入相應的檢索文字，所有朝珠的相關信息瞬間展現在屏幕上，一目了然。
文物信息是博物館的主體信息，也是博物館的較為重要的信息。文物的數字管理，最大優勢是能夠對文物實施實時的動態管理，也就是説，百萬件文物，它們正在陳列的多少件，借出的多少件，其中某一件的現狀怎樣都瞭如指掌。另外，文物的戶口除了有詳細的文字介紹外，還都配有相應的圖片，這樣管理人員就可以很方便地確定卡片上寫的“青花梅竹梅瓶”，是哪種“青花”了。
百萬件文物各自有了自己的電子“身份證”，這為文物的科學管理和文物的合理利用提供了切實方便的技術手段。
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